“We hadden eigenlijk geen enkel gevoel bij het proces. Wat is de status van de laadlijst, zijn alle goederen wel binnengekomen en wat staat op welke locatie? Dat zijn vragen waar we elke keer weer tegenaan liepen.”
Dat zegt Jasper Bijnen, operationeel directeur bij Van den Heuvel Logistiek. Hij heeft meegemaakt hoe de werkwijze in hun crossdock veranderde van reactief handelen naar vooraf bijsturen door de juiste inzichten.
Papieren laadlijsten en alleen achteraf bijsturen
Van den Heuvel Logistiek is begonnen als koeriersdienst en uitgegroeid tot een allround transportbedrijf. Inmiddels hebben ze eigen auto’s, chauffeurs en middelen. Ze zetten zo’n 175 vrachtwagens in, die dagelijks in totaal 1500 stops maken en 1800 pallets plaatsen.
Kortom, “het is ondertussen een redelijk bedrijf geworden”, zoals Jasper het zelf zegt. “Dan heb je wel systemen nodig die dat kunnen leiden”, vult hij aan. “Alles was al redelijk goed gedigitaliseerd, maar er was een klein stukje wat we nog handmatig deden. Dat was het crossdocking stukje. Op het crossdock kwamen de goederen binnen. Door de kennis en kunde van de medewerkers, verliep alles goed. Zij wisten namelijk precies wat geladen moest worden en waar de goederen ongeveer geplaatst waren. We werkten met papieren laadlijsten. Het nadeel daarvan was dat we alleen achteraf konden bijsturen.”
Jasper vertelt bijvoorbeeld dat ze er pas tijdens het moment van laden achter kwamen dat sommige goederen ontbraken. Daardoor moesten ze achteraf nog een oplossing bedenken. “Proactief de klant benaderen was er dus niet bij.”
Van den Heuvel Logistiek
Scannen voor inzicht
“Via via kwam ik bij Topdock terecht”, zegt Jasper. “Ik had direct het idee dat ze wel begrepen naar wat voor oplossing ik zocht. Samen hebben we in anderhalf jaar een systeem gebouwd waar je u tegen zegt. We weten nu exact wat er binnenkomt en welke goederen geladen of gelost moeten worden.” Het belangrijkste onderdeel van de oplossing dat daarvoor gezorgd heeft, is het starten met scannen. Alle goederen worden nu namelijk op locatie gescand, zodat iedereen op de vierkante meter nauwkeurig weet waar ze zijn.
“En óf ze er zijn”, benadrukt Jasper. “Want als er iets mis is gegaan met de levering, dan wordt dat ook meteen geregistreerd. Op deze manier worden onze medewerkers ondersteund, omdat ze bijvoorbeeld een foutmelding krijgen als goederen in de verkeerde auto geladen worden.” Jasper is van mening dat de combinatie van het registreren van de locatie en het geven van foutmeldingen een waardevolle combinatie is van deze software.
Implementatie
Zo’n grote verandering doorvoeren gaat natuurlijk niet zomaar. Jasper is er de hele tijd bij betrokken geweest en hij geeft ook toe dat medewerkers het er in het begin lastig mee hadden. “Toen we net met de scanners gingen werken, vertrouwde nog niet iedereen op de informatie die daarin stond. Daarom werkten we een tijdje zelfs met scanners én papieren laadlijsten, om de medewerkers rustig aan de nieuwe werkwijze te laten wennen.
Gelukkig was er snel al een ommekeer, want nu wil niemand nog anders. Alle medewerkers van het crossdock willen graag scannen, want ze ervaren nu hoeveel makkelijker het werk daardoor wordt.
Om de implementatie goed te laten verlopen, zijn steeds zoveel mogelijk medewerkers in dat proces betrokken. De weerstand die er was, werd op die manier weggenomen. Jasper geeft er een voorbeeld van: “Ik wilde dat de jongens op de vloer konden zien wat er in het proces gebeurde. Daarom hebben we een scherm in het crossdock opgehangen, met daarop de inzichten. Juist door mensen mee te nemen en visueel te maken wat er gaande is, creëer je draagvlak.”
“Onze medewerkers worden écht ondersteund door deze software.”
Jasper Bijnen | Operationeel directeur
De samenwerking
Deze samenwerking was ook zeker een bijzondere, want het systeem was compleet nieuw en nog niet eens helemaal af. Het grote voordeel daarvan is volgens Jasper dat alles aangepast kon worden aan de behoeftes van Van den Heuvel Logistiek.
“Ik had vanaf het begin een goed gevoel bij Topdock”, zegt hij positief. “We hadden een klik en ik vertrouwde op hun kennis en kunde. Die verwachting hebben ze waargemaakt, want zowel de software als de begeleiding was erg goed. Ook bij de implementatie hebben ze bijvoorbeeld behulpzaam meegedacht.”
Op de vraag of hij Topdock zou aanraden, antwoordt Jasper met ja, omdat hij de kennis en flexibiliteit van het team uniek vindt. Ook denkt hij dat er nog niet zo’n uitgebreid systeem bestaat als wat nu bij Van den Heuvel Logistiek in gebruik is.
En wat is er nu precies veranderd?
“We hebben echt een slag geslagen in de kwaliteit”, vertelt Jasper trots als het gaat over de resultaten. “Tegenwoordig kunnen we direct een klant informeren als er iets niet binnen is en daar hebben we ook bewijs voor. Alles wat we voorheen achteraf moesten oplossen, kunnen we nu proactief doen. Ik denk dat we zelfs extra klanten binnen hebben gehaald door de goede kwaliteit die we nu bieden.”
Ook de snelheid is flink verbeterd. “Eerst keken we altijd op een papieren laadlijst om de goederen te checken. Dan kwamen we er soms achter dat de goederen nog niet eens uitgeladen waren. Nu heeft iedere medewerker te allen tijde een goed overzicht van het proces en de status.”
“We hebben echt een slag geslagen in de kwaliteit en tegenwoordig kunnen we direct een klant informeren over de ontvangsten.”
Jasper Bijnen | Operationeel directeur
Kortom, de oplossing werpt bij Van den Heuvel Logistiek zeker zijn vruchten af. Ook op zoek naar een oplossing voor jouw crossdock? We kijken graag samen met je naar een oplossing!